Soms is het moeilijk om keuzes te maken tussen verschillende taken en projecten. Een methode om je hierbij te helpen is timeboxing. In dit artikel vertellen we je wat timeboxing is, wat de voordelen van timeboxing zijn en hoe je timeboxing in kunt zetten.
Wat is timeboxing
Een keuze die vaak gemaakt wordt is om je volledig op één taak te focussen tot deze af is, hoe lang het ook duurt. Als je de juiste focus hebt kan dit goed werken, maar kan het ook een probleem vormen als je jouw tijd niet goed verdeeld.
Door je tijd in verschillende tijdvakken te verdelen maak je bewust keuzes waar je tijd heen gaat en dit maakt timeboxing dan ook een efficiënte methode. Timeboxing is niet hetzelfde als de Pomodoro techniek waar we eerder over schreven, maar kent wel veel raakvlakken. Dit is een techniek die je, bijvoorbeeld binnen een tijdsvak, helpt om in periodes van 20 minuten volledig op een taak te concentreren.
De voordelen van timeboxing
Het werken in tijdsblokken brengt veel voordelen met zich mee:
- Je maakt bewust keuzes hoeveel tijd je in een bepaalde taak wilt stoppen
- Het helpt je bij het focussen op bepaalde taken
- Het geeft je meer controle omdat je vooraf plant
- Andere inzicht te geven wanneer je met iets bezig bent
- Stelt je beter in staat om vooruitgang te meten ten opzichte van de tijd die je ergens insteekt
Harde en zachte tijdsblokken
Bij timeboxing kunnen we twee soorten tijdsblokken van elkaar onderscheiden:
Zachte tijdsblokken: op het moment dat een zacht tijdsblok eindigt maak je de huidige taak af en ga je daarna pas verder
Harde tijdsblokken: op het moment dat een hard tijdsblok eindigt, stop je direct met wat je aan het doen bent, neem je een pauze en ga je daarna verder met de volgende taak.
Beide tijdsblokken kunnen nuttig zijn. Bij een zacht tijdsblok, is het belangrijk dat het tijd wordt om de taak af te ronden of een conclusie te trekken. Een hard tijdsblok zorgt ervoor dat je een taak soms niet afgerond, maar wel bij je schema blijft. Dit helpt je bovendien om een tijdsblok efficiënt in te richten en binnen dit tijdvak tot een conclusie te komen.
We adviseren om zoveel mogelijk met harde tijdsblokken te werken. Maar maak hier ook zeker uitzonderingen op, immers zit je soms in de juiste flow om iets af te maken en is het zonde om dit abrupt te onderbreken. Belangrijk is om zoveel mogelijk bewust te zijn van de keuzes die je maakt en de invloed die dit heeft.
Tips voor het werken met tijdsblokken
Om je op weg te helpen hebben we hieronder nog 8 tips die je kunnen helpen om deze methode goed in te zetten.
1. Voltooi vervelende kleine taken
Het werken in tijdsblokken is een ideale manier om van kleine vervelende taken af te komen. Dit zijn taak die niet heel lang duren, maar die je wel makkelijk uitstelt omdat ze net niet belangrijk genoeg zijn. Van de andere kant zijn het ook taken die vervelend zijn als ze na een langere periode opsparen. Plan bijvoorbeeld een blok puur om deze vervelende kleine taken in één keer weg te werken.
2. Voorkom uitstel gedrag
Tijdsblokken zijn een ideale manier om te voorkomen dat je bepaalde taken uitstelt. Heb je eenmaal een tijdsblok gepland, is het makkelijker om te voorkomen dat je met iets anders aan de slag gaat. Ben je in het tijdsblok eenmaal aan een taak begonnen zal het ook makkelijker zijn om deze af te ronden.
3. Voorkom perfectionisme
Ook perfectie is een probleem als het op productiviteit aankomt. Tijdsblokken dwingen je om op een gegeven moment iets te gaan afronden en met iets anders aan de slag te gaan. Immers, als je continu aan hetzelfde blijft werken, heb je vervolgens onvoldoende tijd voor andere zaken waar je iets mee wou.
4. Geef je motivatie een boost
Het voltooien van enorme projecten, hoe belangrijk ze ook zijn, kunnen demotiverend werken. Immers gaat er veel tijd overheen voor je daadwerkelijk resultaat ziet. Het is dan ook belangrijk om taken in kleinere subtaken en mijlpalen op te splitsen. Het ‘voltooien’ van een tijdsblok dat voor dit project gepland staat is iets wat hier een goed voorbeeld van is. Ook kan de wil om ‘zoveel mogelijk te bereiken’ in een tijdsblok je motivatie een boost geven.
5. Wordt bewuster waar je tijd heen gaat
Timeboxing is een ideale manier om bewust te worden waar je tijd heengaat. Hiermee voorkom je aan het eind van de dag het idee: ‘waar heb ik mijn tijd nu eigenlijk aan besteed?’ Ook maakt dit het makkelijk om vaker nee tegen iets te zeggen.
6. Zorg voor een gebalanceerde planning
Timeboxing is een ideale manier om op een gebalanceerde manier aan het werk te gaan. Maak een goede verdeling wanneer je met makkelijke en moeilijke projecten aan de slag gaat. Zorg ook voor voldoende rust en momenten om te ontspannen.
7. Voorkom onnodige tijdsbesteding
Heb je geen duidelijke planning, is het verleidelijk om jezelf te verliezen in zaken waaraan je geen tijd wilt besteden. Soms kan het heerlijk zijn om van de ene naar de andere Youtube video door te klikken. Maar de kans is groot dat je achteraf je tijd anders had willen besteden. Timeboxes helpen je bij het maken van de juiste keuzes.
8. Voltooi de juiste taken
Het voltooien van taken geeft een goed gevoel. echter loop je hierdoor het risico om jezelf teveel te focussen op de taken die makkelijk af te werken zijn in plaats van de belangrijkste taken.
Timeboxing zorgen dat je het juiste doet en dat het voltooien van het tijdsblok je toch het ‘goede gevoel’ geeft.
Tijdsblokken voor meetings
Naast het verdelen van je tijd in tijdsblokken om voldoende tijd in verschillende projecten te besteden, is deze methode ook aan te raden voor meetings.
Er is vaak veel in meetings te bespreken en de kans bestaat dat er door een discussie te veel tijd in een bepaald onderwerp gaat zitten. Dit zorgt er dan weer voor dat niet alles wat besproken moet worden ook daadwerkelijk wordt besproken. Bovendien loop je het risico niet tot een duidelijke conclusie te komen.
De ‘deadlines’ waarmee tijdsblokken gepaard gaan voorkomen beide problemen en zorgen dat een meeting effectief verloopt en alles wordt besproken.
Conclusie
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: het werken in tijdsblokken brengt veel voordelen met zich mee en is makkelijk om in te zetten. Aan de slag dus!