Getting Things Done is één van de populairste boeken over productiviteit. Het boek beschrijft de GTD methode die als workflow dient om alles wat je wilt doen te organiseren.
Het doel van deze methode is om voor een leeg hoofd te zorgen. Volgens de schrijver David Allen is het belangrijk je hoofd te gebruiken voor creativiteit en een systeem om alles te organiseren.
Centraal in Getting Things Done staat dan ook het verzamelen van alles wat je wilt doen. Niet iets te groot of te klein om hieraan toe te voegen. Om uiteindelijk tot duidelijke acties te komen, geeft de methode de onderstaande vijf stappen:
- Verzamelen: een belangrijk onderdeel van de GTD methode is om alles wat je wilt doen te verzamelen. Zet alle taken, ideeën en projecten in een lijst. Niets is te groot of te klein.
- Verduidelijken: bepaal of je taken belangrijk en concreet zijn en of alle stappen om een project te voltooien zijn bepaald. Schrap alles wat niet uit te voeren is.
- Organiseren: het ordenen van je taken in lijsten. Voeg bijvoorbeeld thema’s samen en verdeel projecten in verschillende fases.
- Evalueer: blijf je projecten en vooruitgang evalueren om ervoor te zorgen dat taken nog steeds relevant zijn en nieuwe ideeën worden toegevoegd.
- Uitvoering: het daadwerkelijk voltooien van taken
In dit artikel zullen we alle stappen uitgebreid bespreken en hebben we daarna nog een aantal tips om met deze methode aan de slag te gaan.
1. Verzamelen
De eerste stap binnen de Getting Things Done methode is het verzamelen van alles wat in je opkomt: taken, ideeen, boeken of reizen die je wilt maken. Alles wat je verzameld komt in de zogenaamde inbox.
Hiermee zorg je er voor dat alles waar je aan denk op een centrale plek komt te staan zodat je het uit je hoofd kunt zetten. Belangrijk is dat je niet plant vanuit je inbox, maar het puur een verzamelplaats is om je taken te gaan ordenen.
Tip
Zorg dat je inbox zo goed mogelijk te bereiken is, zodat je er op elk moment bij kunt.
2. Verduidelijken
Vanuit je inbox is het belangrijk dat je alles gaat verduidelijken. Hiervoor gelden een aantal regels:
- Alles wat binnen 2 minuten gedaan kan worden doe je gelijk
- Als het geen actie vereist (zoals een boek of artikel) sla je het op in een specifieke map
- Als de taken op een specifieke dag moeten gebeuren, geef dan een deadline aan de taken
- Als er meerdere stappen zijn om iets te realiseren, creëer je een project
- Als een taak niet meer nodig is, verwijder je de taak
3. Organiseren
Als je alles hebt verzameld en het duidelijk is waar elke taak onder valt, is het tijd om alles te gaan organiseren
Maak een aparte lijst met 2 minuten taken
Het is handig om een aparte lijst in te richten met de taken die heel snel uitgevoerd kunnen worden zodat je deze in bulk kunt afronden.
Documenteer verschillende projecten
In de vorige stap is er al beschreven dat als er meerdere stappen nodig zijn om iets te creëren, hiervoor een project gemaakt kan worden. Bekijk goed welke projecten er allemaal zijn en of elke taak om het project te voltooien concreet benoemd is.
Verdeel taken en projecten in verschillende onderwerpen
Daarnaast is het nog makkelijk om vanuit verschillende onderwerpen te werken waar je projecten onder vallen. Denk bijvoorbeeld aan ‘huis’, ‘financieel’ of ‘neveninkomsten’. Hierdoor creëer je overzicht op het moment dat je met meerdere projecten tegelijk bezig bent.
De ooit / misschien lijst
Veel van de ideeën bij het verzamelen, zijn zaken die je niet op korte termijn wilt doen. Hiervoor kun je een ooit / misschien lijst maken. Deze lijst is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle ideeën die je hebt uit je hoofd zijn en in het systeem zitten.
Het belang van context
Het geven van context aan taken is belangrijk om ze op het juiste moment en de juiste plaats uit te voeren. Denk hierbij aan het volgende:
- Thuis
- Achter de computer
- In de stad
- Telefoon
Het toevoegen van context kun je op twee manieren doen: één manier is verschillende ´actielijsten´’ te maken met taken die in één van de categorien thuishoren. Een ander manier is om binnen een takensysteem tags te gebruiken, waardoor je op de context kan filteren. Ga je dan bijvoorbeeld naar de stad, kun je direct alle taken zien die je dan uit kunt voeren.
4. Doen
Het systeem is nu gevuld met concrete taken en projecten en overzichtelijk door het werken met thema’s en context. De volgende vraag is dan ook: ‘wat zou ik op dit moment moeten doen’?.
Start met de deadlines
Nu zijn er sowieso taken die een bepaalde deadline hebben gekregen. Dit zijn taken die gepland en op een bepaald tijdstip moeten gebeuren.
Werk aan je volgende acties
Andere taken kun je gedaan door aan een project te gaan werken die je gepland hebt (en dus niet de taken die op je ooit / misschien lijst staan). Hierbij gebruik je het idee dat het bij elk project duidelijk moet zijn wat de volgende actie is.
Werken op basis van context
Ook kun je de taken wegwerken door de context die je eraan gegeven hebt. Ga je bijvoorbeeld naar stad, kun je taken met deze context wegwerken.
5. Evalueren
Het laatste onderdeel van de GTD methode is een wekelijkse evaluatie waarin je de belangrijkste aandachtspunten voor de volgende week gaat bepalen. Bovendien is het een moment om te reflecteren hoe de afgelopen week is verlopen.
Wat ging er goed? Wat ging er minder? Vanuit hier kun je vervolgens je aankomende week gaan plannen. Belangrijk is om na te gaan of de taken die je voltooid hebt en de tijd die je in bepaalde projecten hebt gestoken overeenkomen met je belangrijkste doelen. Hieronder beschrijven we de verschillende stappen die je tijdens de evaluatie kunt nemen.
Terugkijken
Het eerste deel van de wekelijkse evaluatie is om terug te kijken hoe de week is verlopen. Ben je tevreden over de taken die afgerond zijn? Zijn er taken of projecten vastgelopen en wat was hier de oorzaak van? Is het duidelijk wat er op dit moment in dit geval moet gebeuren om wel vooruitgang te boeken? En misschien wel het belangrijkste: heb ik mijn tijd in de juiste projecten gestoken?
Plannen
Nadat je hebt geëvalueerd hoe de week is gelopen, is het belangrijk om te gaan plannen. Bedenk eerst wat de volgende acties zijn voor projecten die lopen en kijk daarna wat voor nieuws je wilt toevoegen. Belangrijk is om niet teveel te plannen en om goed te kijken of hetgeen je plant ook daadwerkelijk de hoogste prioriteit heeft.
Nieuwe ideeën
Ook is dit een mooi moment om te checken of alle nieuwe ideeën die er zijn toe te voegen aan je backlog aan taken.
Meer tips om met de GTD methode aan de slag te gaan
Tip 1: Blijf bij je actieplan
In Getting Things Done staat een duidelijk actieplan om alles te ordenen centraal. Dit plan omvat je belangrijkste doelen tot kleine taken die je nog een keer moet doen. Bepaal welke taken op korte termijn moeten gebeuren, wat je lopende projecten zijn en zet de rest in een ‘ooit’ lijst.
Belangrijk is om hier vervolgens aan vast te houden en een focus te hebben op taken of projecten die je als eerst wilt afronden.
Getting Things Done behandeld in de basis een vijfstappenplan om effectief te werk te gaan. Het gaat om een uitgebreid systeem waarbij je veel werk moet verzetten om al je ideeën uit je hoofd te krijgen en in verschillende lijsten onder te brengen.
Tip 2: Je ´ooit nog een keer´ lijst is belangrijker dan je dagelijkse to do list.
Iedereen gebruikt wel eens to do list. Deze lijst bestaat echter vaak uit dagelijkse taken of zaken die op korte termijn geregeld moeten worden. In Getting Things Done wordt ook de zogenaamde ‘ooit nog een keer’ lijst behandeld. Dit zijn ideeën die een keer opkomen en die je in de toekomst nog eens zou willen doen.
Volgens David Allen is het belangrijk om juist regelmatig de focus op deze lijst te leggen. Kijk bijvoorbeeld één keer per week naar deze lijst en verschuif taken naar je lopende projecten.
Dit zorgt ervoor dat je niet alle focus hebt op dagelijkse taken en eerder bepaalde toekomstige wensen realiseert.
Tip 3: Negeer het negatieve niet, maar los het op
Het is verleidelijk om een project dat niet wilt lukken weg te stoppen. Les 5 is daarom ook dat het belangrijk is om goed te achterhalen waarom een bepaald project vastloopt. Deel het project bijvoorbeeld in kleinere delen op en begin bij de eerste stap.
Zo pak je kleine struikelblokken aan en kun je beetje bij beetje een lastig project afronden.
Meer interesse in boeken over productiviteit? Lees dan ons artikel met de beste boeken over productiviteit of 3 lessen uit Eat That Frog.